Funciones que cumple una Secretaria Ejecutiva dentro de la Empresa

Una secretaria ejecutiva puede ser responsable de la caja chica y la contabilidad, pero también podría administrar un presupuesto. Puede publicar artículos en un sitio web, así como también poder diseñar y administrar el sitio web.

Puede realizar las entradas en una hoja de cálculo que ella misma ha diseñado y que utiliza para las funciones de presentación de informes.

Una secretaria ejecutiva puede supervisar al personal administrativo. Con frecuencia, informar directamente al director ejecutivo, y puede respaldar a uno o más ejecutivos de alto nivel.

Responsabilidades a cargo

Atención a los ejecutivos:

• Mantener la agenda de los ejecutivos y ayudar en la planificación de las citas, reuniones de la junta directiva, conferencias, etc.
• Asistir a las reuniones para realizar las minutas y actas de reunión, luego compilarlas, transcribirlas y distribuirlas.
• Hacer todos los arreglos de los viajes para los ejecutivos: la compra de los pasajes, la reservación del hotel donde se hospedaran, entrega de viáticos, gestión y revisión de la documentación pertinente, etc.
• Llevar a cabo las investigaciones encomendadas, recopilar datos y preparar documentos o informes para la consideración y presentación por parte de ejecutivos, comités y juntas de directores, según o asignado.
• Manejar los documentos confidenciales, asegurándose que permanezcan resguardados y seguros.

Interacción interna y externa:

• Recibir y filtrar las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a la persona apropiada cuando sea conveniente.
• Manejar, priorizar y distribuir toda la correspondencia entrante o saliente en la empresa, leyendo y analizando los memorandos, presentaciones e informes entrantes para determinar su importancia y planificar su distribución.
• Preparar respuestas a la correspondencia que contenga consultas de rutina.
• Supervisar el uso de suministros de oficina y negociar los términos con los proveedores para garantizar que los pedidos sean más rentables.
• Reunirse con individuos, grupos de interés especial y otros, en nombre de los ejecutivos, comités y juntas de directores.
• Dar la bienvenida a los visitantes y determinar si se les debe dar acceso a ciertas personas específicas.

Apoyo administrativo:

• Mantener archivados los registros electrónicos y en papel, asegurando que la información este organizada y sea fácilmente accesible para recuperarla rápidamente.
• Preparar las facturas, informes, cartas, estados financieros y otros documentos, utilizando el software de procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos y/o presentaciones, brindando además la asistencia correspondiente en la contabilidad.
• Realizar tareas generales de oficina, tal como mantener los sistemas de administración y realizar trabajos básicos de contabilidad.
• Coordinar y dirigir los servicios de la oficina, tal como registros y preparación del presupuesto, para ayudar a los ejecutivos.
• establecer y supervisar las políticas y procedimientos administrativos, tanto para los empleados de las oficinas, así como de la organización.
• Revisar las prácticas y procedimientos operativos para determinar si se pueden realizar mejoras en áreas como el flujo de trabajo, procedimientos de informes o gastos.